Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan Part II

Pedoman Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

Banyak dari apa orang yang memecahkan masalah dan membuat keputusan . Sering kali, mereka " di bawah pistol " , stres dan sangat singkat waktu. Akibatnya, ketika mereka menghadapi masalah atau keputusan baru mereka harus membuat , mereka bereaksi dengan keputusan itu tampaknya bekerja sebelumnya. Sangat mudah dengan pendekatan ini untuk terjebak dalam lingkaran pemecahan masalah yang sama berulang-ulang . Oleh karena itu , hal ini sering berguna untuk membiasakan diri pendekatan terorganisir untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan . Tidak semua masalah bisa diselesaikan dan keputusan yang dibuat oleh berikut , pendekatan yang agak rasional . Namun, pedoman dasar berikut akan membantu Anda memulai . Jangan terintimidasi oleh panjang daftar pedoman . Setelah Anda berlatih mereka beberapa kali , mereka akan menjadi sifat kedua untuk Anda - cukup bahwa Anda dapat memperdalam dan memperkaya mereka sesuai dengan kebutuhan Anda sendiri dan alam.

(Perhatikan bahwa mungkin akan lebih bersifat untuk melihat "masalah" sebagai "kesempatan". Oleh karena itu, Anda mungkin mengganti "masalah" untuk "kesempatan" dalam pedoman berikut)

1 . Mendefinisikan masalah 

Hal ini sering mana orang perjuangan . Mereka bereaksi terhadap apa yang mereka pikir masalahnya adalah . Sebaliknya , berusaha untuk memahami lebih lanjut tentang mengapa Anda berpikir ada masalah .Definisikan masalah: ( dengan masukan dari diri sendiri dan orang lain ) . Tanyakan pada diri sendiri dan orang lain, pertanyaan-pertanyaan berikut :

1. Apa yang dapat Anda lihat yang menyebabkan Anda berpikir ada masalah?

2. Dimana hal itu terjadi?

3. Bagaimana itu terjadi?

4. Kapan hal itu terjadi?

5. Dengan siapa itu terjadi? (PETUNJUK : Jangan melompat ke Ketika kita sedang stres, sering menyalahkan salah satu reaksi pertama kami Untuk menjadi manajer yang efektif, Anda perlu untuk mengatasi masalah yang lebih daripada orang-orang "Siapa yang menyebabkan masalah?")

6. Mengapa hal itu terjadi?

Tuliskan deskripsi enam kalimat dari masalah dalam hal "berikut ini harus terjadi, tetapi tidak ..." atau "Berikut ini yang terjadi dan harus: ...".

Sebisa mungkin, secara spesifik dalam uraian Anda, termasuk apa yang terjad, di mana, bagaimana, dengan siapa dan mengapa. (Ini mungkin membantu pada saat ini untuk menggunakan berbagai metode penelitian).

Mendefinisikan masalah yang kompleks:

Jika masalah masih tampak luar biasa , memecahnya dengan mengulangi langkah 1-7 sampai Anda memiliki deskripsi dari beberapa masalah terkait .Memverifikasi pemahaman Anda tentang masalah :

Ini membantu banyak untuk memverifikasi analisis masalah Anda untuk berunding dengan rekan atau orang lain .Prioritaskan masalah :

Jika Anda menemukan bahwa Anda melihat beberapa masalah terkait , kemudian memprioritaskan mana yang harus Anda alamat pertama .

Perhatikan perbedaan antara " penting " dan masalah " mendesak " . Seringkali , apa yang kita anggap sebagai masalah penting untuk dipertimbangkan adalah benar-benar hanya masalah mendesak . Masalah penting layak perhatian lebih . Misalnya, jika Anda terus-menerus menjawab " mendesak " panggilan telepon , maka Anda mungkin punya lebih " penting " masalah dan itu untuk merancang suatu sistem yang layar dan mengutamakan panggilan telepon Anda .Memahami peran Anda dalam masalah:

Peran Anda dalam masalah ini bisa sangat mempengaruhi bagaimana Anda melihat peran orang lain . Sebagai contoh, jika Anda sangat stres , hal itu mungkin akan terlihat seperti yang lain , juga, atau , Anda mungkin resor terlalu cepat untuk menyalahkan dan menegur orang lain . Atau , Anda merasa sangat bersalah tentang peran Anda dalam masalah, Anda dapat mengabaikan akuntabilitas orang lain .

2 . Melihat penyebab potensial untuk masalah

Sungguh menakjubkan betapa banyak Anda tidak tahu tentang apa yang Anda tidak tahu . Oleh karena itu, dalam tahap ini , sangat penting untuk mendapatkan masukan dari orang lain yang melihat masalah dan yang dipengaruhi oleh itu .

    Hal ini sering berguna untuk mengumpulkan masukan dari orang lain satu per satu waktu ( setidaknya pada awalnya ) . Jika tidak , orang cenderung dihambat tentang menawarkan kesan-kesan mereka tentang penyebab sebenarnya dari masalah .

    Tuliskan apa pendapat Anda dan apa yang Anda dengar dari orang lain .

    Mengenai apa yang Anda pikirkan mungkin masalah kinerja yang berhubungan dengan karyawan , hal ini sering berguna untuk mencari nasihat dari rekan atau atasan Anda untuk memverifikasi kesan Anda dari masalah .

    Tuliskan deskripsi penyebab masalah dan dalam hal apa yang terjadi , di mana , kapan, bagaimana , dengan siapa dan mengapa .

3 . Mengidentifikasi alternatif pendekatan untuk menyelesaikan masalah

Pada titik ini , ini berguna untuk menjaga orang lain yang terlibat ( kecuali jika Anda menghadapi pribadi dan / atau masalah kinerja karyawan ) . Brainstorming untuk solusi untuk masalah ini . Sangat sederhana menaruh , Brainstorming adalah mengumpulkan ide sebanyak mungkin, maka skrining mereka untuk menemukan ide yang terbaik . Ini penting ketika mengumpulkan ide-ide untuk tidak lulus penilaian pada ide - hanya menuliskannya seperti Anda mendengar mereka . ( Satu set indah keterampilan yang digunakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah adalah Sistem Berpikir . )

4 . Pilih pendekatan untuk menyelesaikan masalah

Ketika memilih pendekatan yang terbaik , pertimbangkan :

    Pendekatan mana yang paling mungkin untuk memecahkan masalah untuk jangka panjang ?

    Pendekatan yang paling realistis untuk mencapai untuk saat ini ? Apakah Anda memiliki sumber daya ? Apakah mereka terjangkau ? Apakah Anda memiliki cukup waktu untuk menerapkan pendekatan ?

    Apa tingkat risiko yang terkait dengan setiap alternatif ?

( Sifat langkah ini , khususnya, dalam proses pemecahan masalah adalah mengapa pemecahan masalah dan pengambilan keputusan sangat terintegrasi . )

5. Rencana pelaksanaan alternatif terbaik (ini adalah rencana aksi Anda)

Hati-hati mempertimbangkan " Apa yang akan situasi terlihat seperti ketika masalahnya selesai ? "

    Langkah-langkah apa yang harus diambil untuk mengimplementasikan alternatif terbaik untuk memecahkan masalah ? Apakah sistem atau proses harus diubah dalam organisasi Anda , misalnya, kebijakan atau prosedur baru ? Jangan resor untuk solusi di mana seseorang " hanya akan berusaha lebih keras " .

    Bagaimana Anda akan tahu jika langkah-langkah yang sedang diikuti atau tidak ? ( ini adalah indikator Anda dari keberhasilan rencana Anda )

    Sumber daya apa yang akan Anda butuhkan dalam hal orang , uang dan fasilitas ?

    Berapa banyak waktu yang Anda akan perlu untuk mengimplementasikan solusi ? Tulis jadwal yang mencakup mulai dan berhenti kali , dan ketika Anda mengharapkan untuk melihat indikator tertentu keberhasilan .

    Siapa yang terutama akan bertanggung jawab untuk memastikan pelaksanaan rencana ?

    Tuliskan jawaban atas pertanyaan di atas dan menganggap ini sebagai rencana aksi Anda .

    Komunikasikan rencana untuk mereka yang akan terlibat dalam pelaksanaan dan , setidaknya, untuk atasan langsung Anda .

( Sebuah aspek penting dari langkah ini dalam proses pemecahan masalah yang terus observasi dan umpan balik . )

6 . Memantau pelaksanaan rencana 

Memantau indikator keberhasilan :

    Apakah Anda melihat apa yang Anda harapkan dari indikator ?

    Akankah rencana dilakukan sesuai jadwal ?

    Jika rencana tersebut tidak diikuti seperti yang diharapkan , maka pertimbangkan : Apakah rencana realistis? Apakah ada sumber daya yang cukup untuk mencapai rencana tersebut sesuai jadwal ? Harus lebih prioritas ditempatkan pada berbagai aspek dari rencana ? Haruskah rencana diubah ?

7 . Periksa apakah masalah telah diselesaikan atau tidakSalah satu cara terbaik untuk memverifikasi apakah masalah telah diselesaikan atau tidak adalah dengan melanjutkan operasi normal dalam organisasi . Namun, Anda harus mempertimbangkan :

    Perubahan apa yang harus dilakukan untuk menghindari jenis masalah ini di masa depan? Pertimbangkan perubahan kebijakan dan prosedur , pelatihan , dll

    Terakhir, pertimbangkan " Apa yang Anda pelajari dari pemecahan masalah ini? " Pertimbangkan pengetahuan baru , pemahaman dan / atau keterampilan .

    Pertimbangkan menulis memo singkat yang menyoroti keberhasilan upaya pemecahan masalah , dan apa yang Anda pelajari sebagai hasilnya . Berbagi dengan atasan Anda , rekan kerja dan bawahan .

Rasional Versus Organik Pendekatan Problem Solvingrasional

Seseorang dengan preferensi ini sering lebih suka menggunakan pendekatan yang komprehensif dan logis mirip dengan pedoman di bagian atas. Sebagai contoh, pendekatan rasional , dijelaskan di bawah ini , sering digunakan ketika menangani besar , hal-hal yang kompleks dalam perencanaan strategis .

    Mendefinisikan masalah .

    Periksa semua penyebab potensial untuk masalah tersebut .

    Identifikasi semua alternatif untuk menyelesaikan masalah .

    Hati-hati memilih alternatif .

    Mengembangkan rencana implementasi tertib untuk mengimplementasikan alternatif terbaik .

    Memantau pelaksanaan rencana hati-hati .

    Periksa apakah masalah telah diselesaikan atau tidak .

Keuntungan utama dari pendekatan ini adalah bahwa hal itu memberikan rasa yang kuat agar dalam situasi sebaliknya kacau dan memberikan kerangka acuan umum dari mana orang dapat berkomunikasi dalam situasi tersebut. Kelemahan utama dari pendekatan ini adalah bahwa hal itu dapat memakan waktu lama untuk menyelesaikan . Beberapa orang mungkin berpendapat , juga, bahwa dunia ini terlalu kacau untuk pendekatan rasional untuk menjadi berguna .organik

Beberapa orang menyatakan bahwa dinamika organisasi dan orang-orang yang tidak hampir jadi mekanistik untuk ditingkatkan dengan memecahkan masalah satu demi satu . Seringkali , kualitas suatu organisasi atau hidup datang dari bagaimana seseorang menangani menjadi " di jalan " itu sendiri , daripada " tiba di tempat tujuan. " Kualitas berasal dari proses yang sedang berlangsung mencoba , bukan dari memiliki banyak tetap masalah . Bagi banyak orang itu adalah sebuah pendekatan untuk konsultasi organisasi . Kutipan berikut ini sering digunakan ketika menjelaskan organik pendekatan ( atau holistik ) untuk pemecahan masalah .

" Semua masalah terbesar dan paling penting dalam hidup pada dasarnya tidak larut ... Mereka tidak pernah dapat diselesaikan , tetapi hanya terlalu besar . Ini " tumbuh melampaui " membuktikan pada penyelidikan lebih lanjut untuk memerlukan tingkat kesadaran yang baru . Beberapa bunga yang lebih tinggi atau lebih luas muncul di cakrawala dan melalui perluasan pandangan , yang tidak larut kehilangan urgensinya . Itu tidak dipecahkan secara logis dalam istilah sendiri , tapi memudar ketika dihadapkan dengan dorongan hidup yang baru dan lebih kuat . "Dari Jung , Carl , Jenis psikologis ( Pantheon Books , 1923)

Keuntungan utama dari pendekatan organik adalah bahwa hal itu mudah beradaptasi untuk memahami dan menjelaskan perubahan kacau yang terjadi dalam proyek dan kehidupan sehari-hari . Hal ini juga sesuai dengan sifat orang-orang yang menghindari pendekatan linier dan mekanistik untuk proyek . Kerugian utama adalah bahwa pendekatan sering tidak memberikan kerangka acuan yang jelas di sekitar mana orang dapat berkomunikasi , merasa nyaman dan mengukur kemajuan menuju solusi untuk masalah .

Sumber: http://managementhelp.org/personalproductivity/problem-solving.htm