Inventarisasi Aset

Definisi Inventarisasi

Menurut KBBI, yang dimaksud dengan inventarisasi adalah daftar yang memuat semua barang milik kantor (sekolah, perusahaan, dsb) yg dipakai dalam melaksanakan tugas.

Menurut Chabib Soleh dan Heru Rochmansjah "Inventarisasi merupakan kegiatan/tindakan untuk melakukan penghitungan,pengurusan,penyelenggaraan peraturan,pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit pemakaian".

Definisi Inventarisasi Aset

Berikut beberapa definisi inventarisasi aset menurut beberapa ahli.

1. A. Gima Sugiama (2013: 173) "Inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya, baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu. Inventarisasi aset dilakukan untuk mendapatkan data seluruh aset yang dimliki,dikuasai sebuah organisasi perusahaan atau instansi pemerintah. Seluruh aset perlu diinventarisasi baik yang diperoleh berdasarkan beban dana sendiri (investasi), hibah ataupun dari cara lainnya."

2. I Gede Auditta (2013) "Inventarisasi aset terdiri dari dua aspek yaitu aspek fisik (bentuk, luas, volume atau jumlah, jenis, alamat dan lain-lain) dan aspek yuridis atau legal (status penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan dan lain-lain), dengan proses kerja yang dilakukan antara lain adalah pendataan, kodefikasi, pengelompokkan, dan administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset."

 3. Doli D. Siregar (2004: 518-520) “Inventarisasi aset merupakan kegiatan yang  terdiri dari dua aspek, yaitu inventarisasi fisik dan inventarisasi yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk luas, lokasi volume, jenis alamat dan lain-lain. Sedangkan aspek yuridis adalah status penguasaan, masalah legal  yang dimiliki batas akhir penguasaan. Proses kerja yang dilakukan adalah pendapatan kodefikasi/labeling, pengelompokan dan pembukuan/administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset.”

Berdasarkan definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa inventarisasi aset merupakan suatu kegiatan melaksanakan pengaturan, pencatatan aset-aset, menyusun daftar aset yang bersangkutan ke dalam suatu daftar inventaris aset secara teratur, dan mengurusnya menurut ketentuan yang ada.

Tujuan utama inventarisasi

Dalam buku Manajemen Aset Pariwisata (Sugiama, 2013) tujuan utama Inventarisasi Aset ada tiga yaitu:

1. Menciptakan tertib administrasi,

2. Pengamanan aset

3. Pengendalian dan pengawasan aset.

Tujuan khusus inventarisasi

1. Untuk menjaga ketertiban administrasi barang yang dimiliki

2. Untuk menghemat keuangan

3. Sebagai bahan pedoman untuk menghitung kekayaan

4. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian barang

5. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran barang

6. Memberikan data dan informasi dalam

7. Menentukan keadaan barang (barang yang rusak/tua) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya

8. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang. 

Secara garis besar, proses inventarisasi aset meliputi:

1. Preparation

Tahap persiapan biasa dimulai dari mapping kondisi aset, lokasi aset, SDM perusahaan sampai teknis pelaksanaan inventarisasi aset.

2. Execution

Tahap pelaksanaan dimulai ketika seluruh tahap preparation dipenuhi, dimana prosedur dalam inventarisasi dijalankan sesuai dengan schedule dan kompetensi SDM inventarisasi.

3. Finishing

Tahap akhir berkaitan dengan proses hasil laporan pelaksanaan inventarisasi sampai dengan laporan final hasil inventarisasi.

Agar hasil inventarisasi dapat maksimal, biasa diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi dan software yang memadai dalam pengelolaan aset perusahaan, sehingga dapat diketahui aset yang harus dimiliki perusahaan dapat digunakan tepat guna sesuai fungsi nya dalam mendukung kegiatan utama operasional perusahaan.

Ketentuan Pelaksanaan Inventarisasi

1. Memberi koding pada barang-barang yang diinventarisasikan.

2. Barang-barang inventaris sekolah harus diberi tanda dengan menggunakan kode-kode barang sesuai dengan petunjuk yang terdapat dalam Manual Administrasi barang.

3. Membuat Daftar Rekapitulasi Tahunan Laporan triwulan mutasi barang inventaris yaitu daftar tempat mencatat penambahan dan pengurangan barang inventaris pada suatu organisasi selama triwulan yang bersangkutan.

4. Daftar isian inventaris yaitu tempat mencatat semua barang inventaris menurut golongan atau klasifikasi yang telah ditetapkan.

Inventarisasi harus dilaksanakan berdasarkan ketentuan-ketentuan dari pemerintah, termasuk juga yang dikeluarkan oleh Departemen Pendidikan Nasional. Beberapa dari peraturan perundang-undangan itu adalah:

1. Intruktur Presiden No.3 Tahun 1971, tentang Inventaris Barang Milik Negara/ Kekayaan Negara.

2. Surat Keputusan Menteri Keuangan RI No. 222/MK/V/4/1972 tanggal 13 April 1971 tentang Pedoman Pelaksanaan Inventarisasi barang-barang milik negara di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

3. Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 10/M/1976 tentang Pelaksanaan Inventarisasi dan Penyampaian Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventarisasi Milik Negara.

4. Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 421 16/E/74 tentang Inventarisasi barang yang dipakai/ dikuasai pejabat/ Pegawai yang dimutasikan.

Ketentuan tersebut bukanlah sesuatu yang statis. Oleh karena itu tidak mustahil dikeluarkan peraturan yang baru untuk mengganti, memperbaiki, dan melengkapi peraturan yang lama.

Aset yang diinventarisasikan

Aset-aset yang perlu dan memang harus dilakukan adanya inventarisasi yaitu meliputi kendaraan, perlengkapan, peralatan, furniture, alat elektronik, bangunan, mesin, dan berbagai fasilitas lainnya.

Bentuk Aset

 

No	Bentuk Aset	Contoh Aset
1.	Berwujud (Tangible)	Bangunan Infrastruktur Mesin/Peralatan Fasilitas
2.	Tidak Berwujud (Intangible)	Sistem Organisasi (Tujuan, Visi, dan Misi) Hak Cipta (Patent) Kualitas (Quality) Nama Baik/Citra (Goodwil) Budaya ( Culture) Sikap, Hukum, Pengetahuan, Keahlian (Capacity) Perjanjian (Contract) Motivasi (Motivation)

Sumber: Hermanto (2009)

  

Ilustrasi aset yang diinventarisasi:

Sumber gambar: http://tinyurl.com/pb5j4qx

Sumber gambar: http://bit.ly/1vuh8OF

Sesuai dengan mata kuliah inventarisasi aset yang sedang saya pelajari di semester ini, saya telah memiliki pengalaman dalam melakukan inventarisasi. Sesuai dengan tugasnya bahwa setiap individu ditugaskan untuk memilih sebuah ruangan dan melakukan monev inventarisasi, yang kemudian setelah pelaksanaan monev inventarisasi tersebut kami mengetahui tujuan dari diadakannya iventarisasi tersebut, di antaranya:

1. Memastikan bahwa inventarisasi dilaksanakan sesuai rencana

2. Mengecek kebenaran Barang yang ada dalam Buku Inventaris baik dalam segi jumlah fisik maupun nilai barang

3. Mengetahui kondisi barang terkini

4. Penertiban administrasi:

a) mencatat barang yang belum pernah dicatat

b) membuat usulan penghapusan barang

c) menyelesaikan proses hukum atas barang-barang yang tidak ditemukan/hilang.

Modul Inventarisasi

Perekaman Data Barang untuk dikelompokkan ke dalam Kategori Barang dan Unit Kerja yang bertanggung jawab terhadap barang tersebut. Hasil dari perekaman tersebut secara otomatis membentuk Kode Barang. Perekaman Data Barang kemudian dapat dikelompokkan ke dalam inventarisasi, seperti di bawah ini:

• Inventarisasi Tanah, meliputi: Harga, Tanggal Perolehan, Lokasi, Luas, Surat Tanah, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
• Inventarisasi Gedung, meliputi: No. KIB Tanah yang ditempati, Luas, Lokasi, Tahun Guna, Harga, Tanggal Perolehan, Lokasi, Luas, Surat Tanah, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
• Inventarisasi Kendaraan Bermotor / Alat Angkutan (Motor), meliputi: Detail Mesin (Merk, Tipe, Perakitan, Daya Mesin, dan lainnya), Harga, Tanggal Perolehan, Kelengkapan Motor (helm, jaket, stnk, dll), Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
• Inventarisasi Senjata Api, meliputi: Merk, Tipe, Kaliber, No. Pabrik, Harga, Tanggal Perolehan, Kelengkapan Senjata, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
• Inventarisasi Ruang, perekaman Inventarisasi Barang yang meliputi: Peralatan Kantor, Komputer, Alat-alat, dll. Barang yang menempati suatu ruang tertentu akan di masukkan dalam Inventarisasi Ruang.
• Inventarisasi Lokasi Lainnya, yaitu perekaman Inventarisasi Barang Lainnya yang tidak menempati suatu ruang tertentu, melainkan lokasi yang bukan milik.
• Pencarian Inventaris, pencarian inventaris suatu barang dapat dilakukan pada seluruh aset yang ada, atau per kategori kelompok, dan atau per unit kerja tempat barang itu berada, dan atau kondisi barang, dan atau status barang.
• Cetak Daftar Inventaris, cetak daftar inventaris dapat dilakukan dengan 2 model, yaitu: model Cetak Kartu Inventaris tiap barang, dan Cetak Daftar Inventaris, untuk digunakan sebagai Pelaporan atau Arsip.

Berikut contoh tabel dalam mencatat barang inventaris:

Sumber: http://tinyurl.com/pq2asml 

Contoh Kasus Inventarisasi di Indonesia

Untuk masalah inventarisasi aset, menurut saya bahwa kasus seperti ini masih banyak terjadi di negara ini. Penyelesaian masalahnya pun tak kunjung ditindak lanjuti. Untuk melihat contoh permasalahan mengenai inventarisasi, mari kita lihat salah satu ringkasan kasus yang saya dapatkan dengan judul artikel “Riau Benahi Aset Bermasalah Rp 5 Triliun”, dapat juga dikunjungi pada laman berikut http://antarariau.com/berita/12133/melayu

Sumber:

http://www.slideshare.net/igedeauditta/inventarisasi-aset-asset-inventory-as

http://xerma.blogspot.com/2013/08/pengertian-inventarisasi.html

http://www.slideshare.net/fatiarakhmalian/inventarisasi?related=1

http://mtd.co.id/proses-inventarisasi-aset

Sugiama, A Gima. 2013. Manajemen Aset Pariwisata Bandung: Guardaya Intimarta. 
Siregar, Doli D. 2004. Manajemen Aset. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.