Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan Part I

Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

Banyak dari apa manajer lakukan adalah memecahkan masalah dan membuat keputusan. Pengambilan keputusan merupakan peran kunci dari seorang manajer dan pemimpin. Beberapa manajer menemukan ini menjadi salah satu tugas yang paling sulit untuk melakukan. Mereka memiliki ketakutan akan kegagalan, dan menunda-nunda terutama karena mereka memiliki kurangnya pendekatan terstruktur. Salah satu dari dua hal biasanya terjadi, mereka juga menunda membuat keputusan dengan harapan bahwa orang lain akan menyelamatkan mereka.

Cara terbaik adalah memikirkan membuat keputusan, seperti menggambar garis antara dua titik. Jika Anda tidak dapat menarik garis lurus antara dua titik, maka keputusan itu harus kemungkinan besar akan ditolak . Ketika garis berbunyi ke garis singgung, mungkin tidak ada hubungan yang realistis antara tindakan yang diusulkan dan hasil.

Manajer baru sering mencoba untuk memecahkan masalah dan membuat keputusan dengan bereaksi terhadap mereka sebelum mereka sepenuhnya memahami semua faktor yang mungkin. Mereka merasa bahwa butuhnya keputusan adalah lebih penting daripada hasil jangka panjang. Ada kalanya keputusan cepat diperlukan, seperti berurusan dengan tindak kekerasan di tempat kerja. Namun, sebagian besar keputusan tidak diperlukan segera dan Anda bahkan memiliki waktu untuk membuat keputusan yang tepat. Itulah kuncinya, membuat keputusan yang tepat. Hanya berhati-hati untuk tidak membiarkan keputusan menumpuk, atau Anda akan memiliki backlog keputusan baik kecil dan kompleks untuk membuat. Anda harus menemukan keseimbangan sempurna dari mengetahui kapan harus membuat keputusan yang cepat dan mudah dengan cepat , dan kapan harus mengambil waktu dengan keputusan yang kompleks.

Jangan takut untuk berbicara dengan atasan atau manajemen atas tentang masalah besar atau kebutuhan yang perhatian Anda . Anda tidak ingin dikenal sebagai manajer yang " menjaga rahasia " karena Anda takut akan adanya tindakan . Hal ini lebih baik untuk menjadi dimuka dan jujur ​​, sementara pada saat yang sama menunjukkan Anda rajin bekerja pada resolusi . Anda bahkan mungkin menemukan diri Anda bekerja dengan manajer departemen lain untuk memperbaiki masalah yang mempengaruhi departemen Anda. Tidak ada yang salah dengan hal ini karena menunjukkan komitmen Anda untuk departemen Anda dan perusahaan.

Mendefinisikan masalah atau kebutuhan sebelum Anda membuat keputusan. Tanyakan pada diri sendiri, dan lain-lain jika diperlukan, berikut siapa, apa, kapan, di mana, bagaimana dan mengapa jenis pertanyaan. Dalam pelajaran 9 kita akan membahas biaya-manfaat dan alat-alat manajemen tugas, bagaimanapun, berikut adalah 12 langkah untuk mengikuti untuk digunakan sebagai pedoman ketika membuat keputusan penting:

1. Siapa yang harus membuat keputusan? Pertama-tama, Anda mungkin melihat sebuah masalah atau kebutuhan yang tidak keputusan Anda untuk membuat. Pastikan Anda tidak menginjak kaki siapa pun, meskipun hati Anda di tempat yang tepat. Jika Anda adalah satu untuk membuat keputusan, pergi ke langkah berikutnya .

2. Apa yang membuat Anda berpikir ada masalah, atau mengapa perlu? Sebelum Anda dapat mulai membuat keputusan, Anda harus benar-benar jelas masalah atau kebutuhan berlaku. Pastikan Anda mempertimbangkan orang-orang yang akan terpengaruh oleh keputusan tersebut. Berbicara dengan beberapa anggota staf kunci untuk memastikan Anda dan staf Anda sepenuhnya memahami sifat dari masalah atau kebutuhan. Anda ingin orang-orang yang akan berbicara, yang efisien, mengambil risiko yang diperlukan, telah agak pandangan yang bertentangan, dan sangat termotivasi. Ada saat-saat ketika tampaknya seperti masalah atau kebutuhan datang pada Anda seperti "langit jatuh" tetapi ketika Anda meluangkan waktu untuk benar-benar menyelidiki masalah atau kebutuhan, Anda mungkin menemukan itu terlalu dibesar-besarkan. Hal ini terjadi cukup sering sebagai emosi mengambil alih logika. Sebagai contoh, apakah satu orang mengeluh tentang situasi tertentu atau apakah semua orang merasakan hal yang sama? Apakah ada keluhan umum dari pelanggan Anda atau hanya satu atau dua orang yang tidak puas yang tidak akan pernah puas? Apakah ada kecenderungan umum atau itu hanya aplikasi? Apakah Anda benar-benar perlu untuk berinvestasi dalam database baru atau Anda dapat bekerja dengan apa yang Anda miliki? Menggali lebih dalam untuk menemukan jika ada masalah yang benar , dan kemudian mulai untuk mencari cara untuk meningkatkan . Anda tidak ingin memperbaiki sesuatu yang tidak rusak . Jika Anda memang menduga ada masalah , ikuti langkah 3 sampai dengan 12 :

3. Dimana masalah atau kebutuhan ? Apakah internal atau eksternal ? Apakah di departemen Anda atau di tempat lain ? Apakah hanya di daerah tertentu jaringan Anda ? Itu salah satu karyawan atau seluruh kelompok ? Anda perlu tahu di mana masalah atau kebutuhan terletak sebelum Anda dapat mulai untuk membuat keputusan yang tepat untuk memperbaiki atau membeli .

4. Kapan hal itu terjadi atau dibutuhkan ? Apakah bagian-bagian tertentu dalam sehari? Apakah ketika ada atas penggunaan ? Apakah ketika pergeseran tumpang tindih ? Apakah selalu di akhir bulan ? Apakah setiap kali ada rilis software baru ? Dengan penentuan ketika masalah terjadi, itu sangat membantu dalam mendeteksi akar penyebab masalah .

5. Apa yang menyebabkan masalah atau kebutuhan ? Apakah proses masalah yang berkaitan ? Kurangnya pelatihan ? Komputer lama dan lambat menyebabkan lebih lama menangani kali, yang pada gilirannya mempengaruhi kepuasan pelanggan ? Apakah ada tidak cukup karyawan untuk menangani jumlah panggilan ? Apakah desain atau cacat rekayasa ? Apakah masalah kontrol kualitas ? Anda perlu untuk mendapatkan dengan anggota staf kunci untuk benar-benar menentukan akar penyebab masalah . Menentukan Anda memiliki masalah ada gunanya jika Anda , atau departemen lain , tidak dapat menemukan penyebabnya .

6. Bagaimana kompleks adalah masalah atau kebutuhan ? Semakin kompleks masalah atau kebutuhan , semakin Anda akan harus menggali . Jangan takut untuk kembali ke papan gambar sampai Anda benar-benar yakin dengan pilihan yang Anda buat .

7. Apa urgensi dan bagaimana seharusnya Anda memprioritaskan ? Beberapa masalah yang lebih penting daripada yang lain . Anda tidak akan ingin bekerja pada masalah kecil rumit bila Anda memiliki masalah besar yang mudah yang harus ditangani dengan segera .

8. Apa hasil yang ideal ? Ketika Anda dihadapkan dengan keputusan besar , mudah untuk tersesat dalam detail dan keadaan . Tulis daftar pro dan kontra , kelebihan dan kekurangan , dan tujuan jangka panjang dan jangka panjang pendek untuk memastikan hasilnya memiliki efek yang diinginkan . Pikirkan tentang tujuan , alternatif , dan risiko . Anda harus benar-benar jelas pada apa yang Anda mengharapkan untuk mencapai . Review fakta-fakta di tangan kemudian menyerapnya ke dalam pikiran bawah sadar Anda . Biarkan pikiran didihkan selama beberapa saat sebelum pergi ke langkah berikutnya .

9. Apa solusi yang mungkin untuk masalah atau kebutuhan ? Diskusikan dengan anggota staf kunci Anda untuk solusi untuk masalah atau kebutuhan , kecuali Anda berurusan dengan masalah rahasia atau pribadi. Perhatikan semua ide dan alternatif di papan tulis dan kemudian menyaring solusi atas . Pergi ke pro dan kontra sekali lagi dengan semua orang . Tahu biaya dan risiko yang terkait dengan setiap alternatif , dan kemudian bersiaplah untuk memutuskan apa yang Anda akan lakukan .

10. Membuat keputusan akhir . Sekarang Anda harus tahu arah yang Anda akan mengambil . Berkomitmen untuk pilihan akhir Anda atau tindakan . Mengakui bahwa Anda tidak bisa tahu dengan pasti 100 % bahwa keputusan Anda benar . Anda tidak dapat memprediksi masa depan , tetapi Anda dapat melakukan segala kemungkinan untuk menilai masalah atau kebutuhan bersama dengan manfaat dan risiko . Jadi membuat keputusan , jangan khawatir tentang " bagaimana jika ", dan jangan melihat ke belakang . Jangan memperpanjang atau membahas tentang keputusan lagi . Percaya diri Anda untuk membuat keputusan . Anda akan dapat menangani setiap konsekuensi tepat dan dengan percaya diri karena Anda melakukan pekerjaan rumah Anda .

11. Merencanakan dan melaksanakan keputusan akhir . Sekarang bahwa Anda telah memutuskan pada apa yang Anda akan lakukan , Anda perlu menentukan bagaimana dan kapan Anda akan membuat itu terjadi . Bersikaplah realistis dalam pendekatan Anda . Dapatkah Anda menyelesaikan tugas sekarang? Apakah Anda memiliki sumber daya? Apakah dalam anggaran langsung Anda? Apakah ada kendala waktu? Apakah Anda memiliki fasilitas? Langkah apa yang harus diambil? Sistem atau proses apa yang harus diubah dalam organisasi Anda? Setelah Anda punya rencana dan tahu bagaimana menerapkan solusi untuk masalah atau kebutuhan, sekarang saatnya untuk menempatkan rencana diberlakukan. Tulis jadwal yang mencakup mulai dan berhenti kali , dan ketika Anda mengharapkan untuk melihat indikator tertentu keberhasilan. Jika Anda mendelegasikan tugas, pastikan orang menyadari bahwa mereka bertanggung jawab untuk memastikan pelaksanaan rencana. Pastikan rencana tersebut dikomunikasikan kepada semua yang terlibat, termasuk atasan Anda dan manajemen atas jika diperlukan.

12. Memantau dan memverifikasi apakah masalah atau kebutuhan telah diselesaikan dan / atau efektif. Ini adalah ide yang baik untuk mengatur pertemuan harian atau mingguan untuk memastikan semua baik-baik. Pastikan semua berjalan sesuai dengan rencana dan jadwal . Anda kemudian dapat pindah ke pertemuan bulanan sampai Anda 100 % masalah atau kebutuhan telah diselesaikan . Anda akan menemukan segera seberapa sukses Anda dengan memeriksa laporan, survei , komentar yang dibuat dalam pertemuan , dan apakah ada ketegangan di udara . Gunakan kesempatan ini untuk belajar bagaimana untuk menghindari masalah terkait masa depan . Jika Anda masih mengalami masalah , atau harapan Anda belum terpenuhi , memanggil pemain kunci Anda lagi . Lihatlah apakah rencana itu tidak realistis , jika Anda memiliki sumber daya yang tepat , itu dikomunikasikan cukup , dan apakah Anda benar diprioritaskan . Jika diperlukan , rencana harus diubah . Pergi melalui langkah-langkah lagi sampai Anda sepenuhnya menyelesaikan masalah dan menemukan solusi yang tepat.

Sumber: http://www.masterclassmanagement.com/ManagementCourse-ProblemSolving.html