Definisi Inventarisasi
Menurut KBBI, yang dimaksud dengan inventarisasi adalah daftar yang memuat semua barang milik kantor (sekolah, perusahaan, dsb) yg dipakai dalam melaksanakan tugas.
Menurut Chabib
Soleh dan Heru Rochmansjah "Inventarisasi merupakan
kegiatan/tindakan untuk melakukan penghitungan,pengurusan,penyelenggaraan
peraturan,pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit
pemakaian".
Definisi Inventarisasi Aset
Berikut beberapa definisi inventarisasi
aset menurut beberapa ahli.
1. A. Gima Sugiama (2013: 173) "Inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya, baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu. Inventarisasi aset dilakukan untuk mendapatkan data seluruh aset yang dimliki,dikuasai sebuah organisasi perusahaan atau instansi pemerintah. Seluruh aset perlu diinventarisasi baik yang diperoleh berdasarkan beban dana sendiri (investasi), hibah ataupun dari cara lainnya."
2. I Gede Auditta (2013) "Inventarisasi aset terdiri dari dua aspek yaitu aspek fisik (bentuk, luas, volume atau jumlah, jenis, alamat dan lain-lain) dan aspek yuridis atau legal (status penguasaan, masalah legal yang dimiliki, batas akhir penguasaan dan lain-lain), dengan proses kerja yang dilakukan antara lain adalah pendataan, kodefikasi, pengelompokkan, dan administrasi sesuai dengan tujuan manajemen aset."
3. Doli
D. Siregar (2004: 518-520) “Inventarisasi aset merupakan kegiatan
yang terdiri dari dua aspek, yaitu inventarisasi fisik dan inventarisasi
yuridis/legal. Aspek fisik terdiri atas bentuk luas, lokasi volume, jenis
alamat dan lain-lain. Sedangkan aspek yuridis adalah status penguasaan, masalah
legal yang dimiliki batas akhir penguasaan. Proses kerja yang dilakukan
adalah pendapatan kodefikasi/labeling, pengelompokan dan pembukuan/administrasi
sesuai dengan tujuan manajemen aset.”
Berdasarkan definisi tersebut di atas
dapat disimpulkan bahwa inventarisasi aset merupakan suatu kegiatan
melaksanakan pengaturan, pencatatan aset-aset, menyusun daftar aset yang
bersangkutan ke dalam suatu daftar inventaris aset secara teratur, dan
mengurusnya menurut ketentuan yang ada.
Tujuan utama inventarisasi
Dalam buku Manajemen Aset Pariwisata
(Sugiama, 2013) tujuan utama Inventarisasi Aset ada tiga yaitu:
1. Menciptakan tertib administrasi,
2. Pengamanan aset
3. Pengendalian dan pengawasan aset.
Tujuan khusus inventarisasi
1. Untuk menjaga ketertiban
administrasi barang yang dimiliki
2. Untuk menghemat keuangan
3. Sebagai bahan pedoman untuk
menghitung kekayaan
4. Untuk memudahkan pengawasan dan
pengendalian barang
5. Memberikan data dan informasi untuk
dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran barang
6. Memberikan data dan informasi dalam
7. Menentukan keadaan barang (barang
yang rusak/tua) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya
8. Memberikan data dan informasi dalam
rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.
Secara garis besar, proses inventarisasi aset meliputi:
1. Preparation
Tahap persiapan biasa dimulai dari
mapping kondisi aset, lokasi aset, SDM perusahaan sampai teknis pelaksanaan
inventarisasi aset.
2. Execution
Tahap pelaksanaan dimulai ketika
seluruh tahap preparation dipenuhi, dimana prosedur dalam inventarisasi
dijalankan sesuai dengan schedule dan kompetensi SDM inventarisasi.
3. Finishing
Tahap akhir berkaitan dengan proses
hasil laporan pelaksanaan inventarisasi sampai dengan laporan final hasil inventarisasi.
Agar hasil inventarisasi dapat maksimal, biasa diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi dan software yang memadai dalam pengelolaan aset perusahaan, sehingga dapat diketahui aset yang harus dimiliki perusahaan dapat digunakan tepat guna sesuai fungsi nya dalam mendukung kegiatan utama operasional perusahaan.
Ketentuan Pelaksanaan Inventarisasi
1. Memberi koding pada barang-barang
yang diinventarisasikan.
2. Barang-barang inventaris sekolah
harus diberi tanda dengan menggunakan kode-kode barang sesuai dengan petunjuk
yang terdapat dalam Manual Administrasi barang.
3. Membuat Daftar Rekapitulasi Tahunan
Laporan triwulan mutasi barang inventaris yaitu daftar tempat mencatat
penambahan dan pengurangan barang inventaris pada suatu organisasi selama
triwulan yang bersangkutan.
4. Daftar isian inventaris yaitu tempat
mencatat semua barang inventaris menurut golongan atau klasifikasi yang telah
ditetapkan.
Inventarisasi harus dilaksanakan
berdasarkan ketentuan-ketentuan dari pemerintah, termasuk juga yang dikeluarkan
oleh Departemen Pendidikan Nasional. Beberapa dari peraturan perundang-undangan
itu adalah:
1. Intruktur Presiden No.3 Tahun 1971,
tentang Inventaris Barang Milik Negara/ Kekayaan Negara.
2. Surat Keputusan Menteri Keuangan RI
No. 222/MK/V/4/1972 tanggal 13 April 1971 tentang Pedoman Pelaksanaan
Inventarisasi barang-barang milik negara di lingkungan Departemen Pendidikan
dan Kebudayaan.
3. Instruksi Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan No. 10/M/1976 tentang Pelaksanaan Inventarisasi dan Penyampaian
Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventarisasi Milik Negara.
4. Surat Edaran Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan RI No. 421 16/E/74 tentang Inventarisasi barang yang dipakai/
dikuasai pejabat/ Pegawai yang dimutasikan.
Ketentuan tersebut bukanlah sesuatu
yang statis. Oleh karena itu tidak mustahil dikeluarkan peraturan yang baru
untuk mengganti, memperbaiki, dan melengkapi peraturan yang lama.
Aset yang diinventarisasikan
Aset-aset
yang perlu dan memang harus dilakukan adanya inventarisasi yaitu meliputi
kendaraan, perlengkapan, peralatan, furniture, alat elektronik, bangunan,
mesin, dan berbagai fasilitas lainnya.
Bentuk Aset
No
|
Bentuk Aset
|
Contoh Aset
|
1.
|
Berwujud (Tangible)
|
Bangunan
Infrastruktur
Mesin/Peralatan
Fasilitas
|
2.
|
Tidak Berwujud (Intangible)
|
Sistem Organisasi (Tujuan, Visi, dan Misi)
Hak Cipta (Patent)
Kualitas (Quality)
Nama Baik/Citra (Goodwil)
Budaya ( Culture)
Sikap, Hukum,
Pengetahuan, Keahlian (Capacity)
Perjanjian (Contract)
Motivasi (Motivation)
|
Sumber: Hermanto (2009)
Ilustrasi aset yang diinventarisasi:
Sesuai dengan mata kuliah inventarisasi
aset yang sedang saya pelajari di semester ini, saya telah memiliki pengalaman
dalam melakukan inventarisasi. Sesuai dengan tugasnya bahwa setiap individu
ditugaskan untuk memilih sebuah ruangan dan melakukan monev inventarisasi, yang
kemudian setelah pelaksanaan monev inventarisasi tersebut kami mengetahui
tujuan dari diadakannya iventarisasi tersebut, di antaranya:
1. Memastikan bahwa inventarisasi
dilaksanakan sesuai rencana
2. Mengecek kebenaran Barang yang ada
dalam Buku Inventaris baik dalam segi jumlah fisik maupun nilai barang
3. Mengetahui kondisi barang terkini
4. Penertiban administrasi:
a) mencatat barang yang belum pernah
dicatat
b) membuat usulan penghapusan barang
c) menyelesaikan proses hukum atas
barang-barang yang tidak ditemukan/hilang.
Modul Inventarisasi
Perekaman
Data Barang untuk dikelompokkan ke dalam Kategori Barang dan Unit Kerja yang
bertanggung jawab terhadap barang tersebut. Hasil dari perekaman tersebut
secara otomatis membentuk Kode Barang. Perekaman Data Barang kemudian dapat
dikelompokkan ke dalam inventarisasi, seperti di bawah ini:
- Inventarisasi Tanah, meliputi: Harga, Tanggal Perolehan, Lokasi, Luas, Surat Tanah, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
- Inventarisasi Gedung, meliputi: No. KIB Tanah yang ditempati, Luas, Lokasi, Tahun Guna, Harga, Tanggal Perolehan, Lokasi, Luas, Surat Tanah, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
- Inventarisasi Kendaraan Bermotor / Alat Angkutan (Motor), meliputi: Detail Mesin (Merk, Tipe, Perakitan, Daya Mesin, dan lainnya), Harga, Tanggal Perolehan, Kelengkapan Motor (helm, jaket, stnk, dll), Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
- Inventarisasi Senjata Api, meliputi: Merk, Tipe, Kaliber, No. Pabrik, Harga, Tanggal Perolehan, Kelengkapan Senjata, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
- Inventarisasi Ruang, perekaman Inventarisasi Barang yang meliputi: Peralatan Kantor, Komputer, Alat-alat, dll. Barang yang menempati suatu ruang tertentu akan di masukkan dalam Inventarisasi Ruang.
- Inventarisasi Lokasi Lainnya, yaitu perekaman Inventarisasi Barang Lainnya yang tidak menempati suatu ruang tertentu, melainkan lokasi yang bukan milik.
- Pencarian Inventaris, pencarian inventaris suatu barang dapat dilakukan pada seluruh aset yang ada, atau per kategori kelompok, dan atau per unit kerja tempat barang itu berada, dan atau kondisi barang, dan atau status barang.
- Cetak Daftar Inventaris, cetak daftar inventaris dapat dilakukan dengan 2 model, yaitu: model Cetak Kartu Inventaris tiap barang, dan Cetak Daftar Inventaris, untuk digunakan sebagai Pelaporan atau Arsip.
Berikut contoh tabel dalam mencatat barang inventaris:
Sumber: http://tinyurl.com/pq2asml
Contoh Kasus Inventarisasi di Indonesia
Untuk masalah inventarisasi aset,
menurut saya bahwa kasus seperti ini masih banyak terjadi di negara ini.
Penyelesaian masalahnya pun tak kunjung ditindak lanjuti. Untuk melihat contoh
permasalahan mengenai inventarisasi, mari kita lihat salah satu ringkasan kasus
yang saya dapatkan dengan judul artikel “Riau Benahi Aset Bermasalah Rp
5 Triliun”, dapat juga dikunjungi pada laman berikut http://antarariau.com/berita/12133/melayu
Sugiama, A Gima. 2013. Manajemen Aset Pariwisata Bandung: Guardaya Intimarta.
Siregar, Doli D. 2004. Manajemen Aset. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Siregar, Doli D. 2004. Manajemen Aset. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
